某房企的远程办公“秘笈”:各类协同工具一应俱全

作者:高玉娴   【原创】   2020-02-18 10:10:23

关键字: 远程办公 新冠疫情 房地产

远程办公“一时爽”,一直远程办公能不能“一直爽”?除了员工的自律性和企业的管理制度之外,从客观角度来说,这还在很大程度上取决于远程办公工具,尤其是线上办公工具是否齐全。

远程办公,是多少上班族曾经“梦寐以求”的工作方式;但全员的远程办公,却是多少企业老板如今“万万没想到”的无奈之举。这场突如其来的疫情,正在加速工作模式的变革。随着复工企业越来越多,各式各样的远程办公方法论也流传来开,从工作“仪式感”到心态调整,从自我管理到工作梳理,从工具选择到系统升级。在疫情的危机未能解除之前,每一个企业都在尽自己所能让业务逐一有序恢复。

远程办公“一时爽”,一直远程办公能不能“一直爽”?除了员工的自律性和企业的管理制度之外,从客观角度来说,这还在很大程度上取决于远程办公工具,尤其是线上办公工具是否齐全。

有人说,只要系统跟得上,在哪工作都一样。而某房企目前就正在用完善的数字化系统验证这个观点。

据了解,该企业在疫情暴发初期就已经迅速开展行动,成立了集团防疫应急领导小组,制定了周全的防控制度和措施。不仅动态跟踪每个员工的健康状态,对办公场所和居住小区采取封闭管理,紧急采购储备口罩、消毒液等防疫物资,还迅速优化了远程办公系统,为随时复工做好了准备。

千里之隔,“粮草先行”

该房企CIO老徐告诉至顶网记者,此前其企业内部就已经上线了各类协同工具,包括远程协同软件、远程会议系统、以及电子签章等等。对于远程复工这件事,可以说是“粮草先行”,早已随时准备着。

其中,由其技术团队自行开发的企业统一移动平台目前已经覆盖了集团内部18万员工,不仅具备远程签到和远程日程管理,能实现随时随地的即时通讯,还能快速地查找有关人员的联系方式,并且做到工作汇报一键发送,工作进度实时同步;

此外,通过对思科、华为的硬件设备与适配移动端和PC端的软件应用进行无缝集成,集团上线了一套融合会议平台。凭此,员工可以24小时不间断地进行远程会议自助预约和参会,自由开启视频会议、网络会议甚至是直播。目前,这一平台每天正在支持超过3000场、覆盖十万方的远程会议;

针对于各种文件和合同,集团还在去年年底上线了管理电子合同的中台系统,兼容了市场上各种主流的电子签章服务商,支持各种文件的线上签署。

还值得一提的是集团的远程网络支持,员工除了能够通过线上系统完成各项工作,还可以直接通过VPN登录,连接到企业网络环境进行所需操作。具体来说,公司会向特定人员开通权限,员工下载安装客户端后,就可以输入账号,经认证后访问内网系统。

“除此之外,Outlook、Coremail等也是我们日常进行日程管理和远程办公的重要协作工具。”老徐表示。

疫情危机将强化企业数字化意识

得益于完善的数字化基础,远程办公的方式对该房企的日常业务协作影响并不大。在对外服务方面,有相当一部分工作也在有序进行。比如,呼叫中心目前也已经通过远程操作进行,在线还有智能客服能与客户实时沟通。除此之外,业务开展所需的各种数据也早已依托于系统实现了共享。

面对危机,先行者往往能够掌握更大的主动权。据了解,在疫情的影响下,目前已经有数十家百强房企都启动了网上售楼处,打通线上线下营销渠道,利用技术推动业务正常运行,甚至有的房企还推出了直播卖房活动,范围遍及全国多个城市项目。

“对于房地产企业来说,目前疫情带来的主要影响是现场的售楼服务,因此线上售楼能够提供很好的支持。”老徐说,“在这方面,我们也算是走得比较前面的。去年,我们就已经推出了线上售楼系统,能够支持从房源查询、预约看房、房屋成交、签约支付的所有流程,是一个完整的端到端体系。”

疫情拉远了人与人的距离,但技术终将跨越空间让这种距离不复存在。老徐表示,这次危机将进一步强化各个企业的数字化意识,尤其是企业管理者和员工对数字化的理解和认知,让技术成为企业发展的重要驱动力。

“这将是整个社会层面的进步,无论是大型企业还是中小型企业都将加大在数字化应用方面的投入。这对于中国企业服务生态的发展将是一个很好的机会。”老徐总结道。

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