混合办公变革:数字世界也需要一个“茶水间”

作者:高玉娴   【原创】   2021-12-07 15:11:01

关键字: 混合云 远程办公 混合办公 微软

混合办公的推行,需要一个全新的运行模式,并且将至少涉及三个层面的变革——文化的、流程的,以及技术的。

著名爱尔兰剧作家萧伯纳说过:“你有一个苹果,我有一个苹果,我们彼此交换,每人还是一个苹果;你有一种思想,我有一种思想,我们彼此交换,每人可拥有两种思想。”这句广为流传的名言,讲的是思想交流的重要性。

比如,在职场,就有一种灵感叫“茶水间灵感”,有一种创意叫“茶水间创意”——因为在舒适放松的环境,人与人往往能更大程度地创造交流、激发灵感。

但如今,这种“茶水间文化”正在被混合办公模式的兴起所改变。

混合办公变革:数字世界也需要一个“茶水间”

进入后疫情时代,有人选择回到办公室继续朝九晚五,也有人就此离开办公室选择了远程工作。无论是“打工人”还是雇主,大家对于工作与生活融合方式的看法,已经渐渐发生了改变。比如,包括谷歌、推特、Facebook等在内的不少硅谷公司,早在去年就纷纷宣布员工可以选择“永久”在家办公。

另外,零工经济的兴起,也在增加工作的流动性,越来越多的人更倾向于选择不受地域限制的灵活工作。看两个数据:在美国,今天的非全职工作人员比十年前多了600万,其中有300万正在向零工模式转移;而在中国,根据人力资源和社会保障部等部门公布的数据,中国灵活就业从业人员规模达2亿人左右,以中国将近9亿劳动人口来看,意味着每5个劳动人口当中,至少就有一位是在打零工。

这样的变化,让持续百年的朝九晚五工作模式开始被动摇,让企业内部的连接方式也发生了巨变。虽然员工之间的“强连接”可以通过远程办公工具继续保持,但像“茶水间”这样的“弱连接”却变少了。这意味着,混合办公的推行,需要一个全新的运行模式,并且将至少涉及三个层面的变革——文化的、流程的,以及技术的。

文化先行,以同理心为基石

“文化能把战略当早餐吃掉”,这是管理大师德鲁克的经典语录之一。说的是,无论战略多么有效,如果没有企业文化的支撑,最终可能只是竹篮打水一场空。因为,人总是靠某种文化认同被连接起来的,更确切来说,是靠相同的价值观维系的。

在远程办公的场景下,这种价值观认同更为重要。因为,远程关系中,没有信任就没有良性互动,而没有相同价值观就很难构建信任。所以,实行混合办公,文化必须先行。

那么,混合办公需要什么样的企业文化?笔者认为,首先,它必须是足够包容的。在空间上,混合办公意味着有的员工会在办公室现场、有的在家、有的在咖啡厅或者出差城市;在时间上,混合办公为员工提供更大的自由度和弹性。但无论所处什么环境,是选择提前一小时开工,还是晚一小时下班,每个员工之间都不应该被区别对待。在传统的办公文化中,远程工作往往会被认为更低效、更难专注,但经历了疫情的远程复工,很多人都会对这个观点画一个大大的问号——远程办公的那段日子,似乎并没有让我们获得更多的休息时间,反而是铺天盖地的远程会议,和毫无界限的工作生活混乱。

因而,要塑造一种能够匹配混合办公的企业文化,必须从根本上转变过去的思维方式。而“同理心”,被认为是新的出发点。

我们知道,在科技界,微软是用同理心重构企业文化并且获得成功的典范 。自2014年萨提亚•纳德拉接任CEO以来,他就把同理心作为微软内部的沟通基石,而面对混合工作变革,微软也予以了员工充分的选择权。据了解,目前微软在全球100多个市场拥有超过18万名员工,其中,97%的微软员工都在与其经理认真探讨之后,选择了最适合自己的方式。

“当我们运用同理心来看员工需求,他就不再仅仅只是企业的员工之一,而是一个完整的‘人’,他需要归属感,同样也关注自己的成长,以及工作的意义。如果企业能够满足他们的这些需求,那就能把过去外在的激励转化为员工自身的激励。”微软大中华区人力资源总监陈艳燕这样看待同理心的价值。

这种自发式的激励转换,为员工带来的是满足感,为企业带来的是创造力。这对混合办公模式的有效运行非常重要。在没有“监督”的环境下工作,更需要员工拥有更大的主观能动性,需要员工之间更透明地分享信息。“而同理心是一种互相支持和互相关心的文化,它能让员工考虑得更加长远,激发他们的创新力,同时也让员工之间形成更好的连接。”清华大学经济管理学院教授陈劲在日前微软的媒体沟通会上表示。

换句话说,同理心促成的是员工的自发性、责任心,以及企业与员工之间的相互信任,而这些,都是塑造混合办公文化的核心要素。

流程场景变革,需要方法论也需要工具

当然,只有文化显然是不够的。要让混合办公的模式长出“芽”来,除了丰沃“土壤”,还要修筑“田埂”,重构新的办公流程和场景。

在远程办公的过程中,管理者最纠结的问题是——如何确保员工是否保持工作状态。但事实上,即便是在办公室,这个问题也是无解的。与其花时间去追究员工是否时刻在状态,不如以结果为导向,只需要确认员工能否在规定时间内完成某一个工作任务即可。

这也很好解释了为什么OKR目标管理方法会在近两年流行起来——通过让员工形成统一的目标价值认知,实现自我管理,OKR方法可以在很大程度上化解管理者在远程管理过程中的“失控”焦虑。

除了目标和结果驱动,OKR目标管理方法还强调信息交互的公开透明性,比如,什么指标由谁来承担,为了实现指标每个人需要做什么,以及每个人的完成进度等等。这个过程,需要引入更趁手的协作工具,从而拉近员工在数字空间的距离。

疫情以来涌现了不少协作软件,从简单的信息通讯到文档协同,再到远程视频会议。当越来越多的角色接入其中,大家对软件功能的要求也就越来越高,比如,文案工作者对协作软件的要求主要是文档编辑和收发,但如果是开发人员,他们需要的就是一个专业的开发协作平台。

而作为生产力平台的缔造者,微软也提供了丰富的选项——针对普遍的沟通和协作需求,可以选择Microsoft 365;对于业务流程级别的连接,有Dynamics 365;而在开发层面,还提供Power Platform。这“三朵云”的相互配合,可以为企业提供高效的协作平台、智能业务流程平台以及低代码开发平台。特别是Power Platform平台,通过RPA(机器人流程自动化)服务,还能够帮助企业实现流程的数字化、自动化。

不过,这些工具解决的仍然是“强连接”的问题,混合办公模式下的“弱连接”空缺有办法填补否?答案是肯定的。

据微软大中华区副总裁/市场营销及运营总经理康容介绍,微软通过与罗技合作推出了Microsoft Teams Room (MTR):“在这个房间,有提前配备好的屏幕、音响、麦克风、摄像头,当你走进去时,Teams就会主动询问是否要开会,然后你可以一键开启会议,连接所有的参会人员。在整个过程中,你可以很自然地坐在那里,音响和麦克风会自动化地匹配你的声音;你也可以站起来走动,摄像头会主动追踪发言人;如果你要分享文件或者与别人一起协作,就可以打开自己的电脑,它会自动化连到屏幕上,分享给线上的人员。”康容表示,在微软北京办公室,已经拥有了这样一个数字世界的“茶水间”, 它正在帮助微软员工把数字世界带到实体世界,又把实体空间带到数字空间。

罗技大中华区视频协作品类负责人陈明斌把这样的空间交互比喻为“天涯若比邻”的感知,“哪怕我们相隔很远,但仍然像坐在一起一样。科技的创新,为的就是增强人与人的连接,把‘茶水间’的功能无限扩大。而MTR的价值,就是让远程交互的人,也能像在茶水间相遇一样快速被连接起来。”

技术重构,全面上云时代已来

那么,什么样的技术架构能匹配得了这种“快速连接”的需求?显然不是传统的本地服务器,而是——云。

云的好处是更开放、更灵活,而混合办公的特点是打破地域的局限、空间的隔阂,甚至是时区的界限,让分布式的工作、更广泛的协作,成为可能。所以,混合办公变革也被认为是推动企业上云的最佳契机。过去,企业上云的动力主要来自于某项业务上云,但混合办公不再只是单点试水,它要求的是企业整体上云。只有上云,员工才能灵活地在数字世界高效交互,数据的壁垒才能被打破,企业内部的人、数据、流程业务等各种要素才能全线打通。

自2014年以来,萨提亚在微软先后提出了“云为先、移动为先、AI为先”的战略,将微软的主战场转向了Azure智能云和Microsoft 365等云计算产品。而其自身,更是几乎在一夜之间完成了上云——在微软,这称为“云就绪”, 使得全球超过18万员工全面迁移到了远程工作场景。

对此, TCL实业CTO孙力也深有感触,他表示:“在实体企业,远程办公是很有挑战的。比如要造一个家电产品,得有结构工程师、硬件工程师、软件工程师,还要有项目管理、质量管理等一系列人员的参与,涉及非常复杂的工种协作;另一方面,即使是疫情期间,也要保持与客户的沟通,确保售后服务,这要求我们的员工要时刻在线。以前大家都在办公室,使用局域网发邮件一下就收到了。但现在,不管他们在哪,生产、研发、服务都不能受到影响,要突破物理空间的限制,上云就不是企业想不想的事情了。”

业务范围越广,这一需求越是强烈。再以全球汽车零部件供应商均胜电子为例,在全球的30个国家,均胜电子拥有超过5万名员工,为了实现全球业务范围的统一整合和布局,公司在2018年上线了微软的智能云平台。这一“未雨绸缪”的举措,使得均胜电子在面对突如其来的疫情时能够快速调整策略,哪怕员工受到海外出差限制,相关业务仍然可以继续推进,不同部门、区域的员工协作,也丝毫没有受到阻碍,即使在疫情最为严峻的几个月中,也确保了真正的高效办公。

可见,混合办公模式已经成为我们的工作与生活相融合的新领域,其价值显而易见。于员工而言,拥有更多的选择,可以自由决定如何更好地开启一天的工作,是省掉通勤时间独立办公,还是回到办公室满足一定的社交需求;于企业而言,同样拥有选择人才的更大空间,不再受限于本地人才,可以跨越地区招贤纳士。

也许,在未来的某一天,我们在招聘网站的“企业福利”一栏看到的就不再只是什么“五险一金、下午茶零食、公司体检”,还会有“提供远程办公”。

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