微软Surface助力NTT COMWARE公司重塑协同办公

作为全球最大电信公司之一日本电信电话株式会社(Nippon Telegraph and Telephone Corporation,以下简称“NTT”)的子公司,NTT COMWARE一直以技术赋能者的身份向其母公司NTT及其旗下其他子公司提供IT服务。NTT COMWARE认为,在IT转型方面,自身有必要为集团其他成员树立榜样。因此在员工工作方式转型的过程中,NTT COMWARE积极寻找新设备,以构建更敏捷、更具协作性的办公空间。最终,NTT COMWARE选择为员工全面配备Surface Pro 7,同时借助Surface Hub 2S促进团队合作。这一选择也帮助NTT COMWARE迎合了日本为应对疫情危机发布的“居家办公”举措,确保其在服务客户的同时,保障员工的健康和安全。

在NTT COMWARE位于日本品川区的办公楼内,员工利用Surface Hub 2S进行远程面试

在提供技术支持和推进面向未来的工作方式方面,NTT COMWARE都达到了相当高的水准。借助微软Surface设备,NTT COMWARE开启了向更灵活、更敏捷、更协作工作方式的转型之旅。在疫情形势严峻、日本政府宣布居家办公之时,NTT COMWARE为期两年的Surface设备部署也恰好进入收尾阶段。

这就意味着,NTT COMWARE的数千名员工可以平稳过渡到新的工作方式,同时不间断地为其众多客户提供重要的通信服务。即使在日本政府解除紧急状态之后,NTT COMWARE依旧能够享受到由微软Surface Pro和Surface Hub 2S带来的远程办公便利。

固定的工作场所限制了工作方式的转变

NTT COMWARE的愿景是建立一个灵活、现代化的办公空间。但是,员工最基本的办公工具——也就是他们常用的办公硬件设备——阻碍了这种转变。常用的瘦客户机模式(thin client model)灵活性有限,且性能也较弱,因其设计初衷只为与托管并存储了大部分员工工作及相关数据的服务器进行连接。并且由于这些设备都固定在员工的工位上,即便是在最理想的情况下,办公桌轮用制(hot desking)也很难实现。

对于长期在外奔波的销售人员来说,他们更需要一种简便的方法来进行产品展示。如果通过不稳定的网络连接来访问这些演示内容,不仅操作不便,且通常速度缓慢;瘦客户机设备的局限性也限制了销售人员居家办公的可能性。设备在电池续航方面的不足也让销售团队备受困扰。他们指出,在向NTT COMWARE的客户推销IT解决方案时,他们更需要在视觉上更具吸引力的设备来配合销售行为。此外,旧有设备缺少摄像头、麦克风等配件,这也限制了远程办公员工通过电子邮件和电话进行沟通。

安全性自然是现代化办公的重中之重。IT团队想要摆脱原有CAM认证(Card Authentication Method)的局限,进而采用更独立、简化的安全机制,最大程度地提高便携性。这就意味着,要有一种让NTT COMWARE员工能够随时随地使用的灵活设备,跨越“固定设备”办公模式设置的界限。

“随时随地可用”,Surface推动工作方式转变

隶属于NTT COMWARE企业战略规划部中的企业质量部门被指派负责此次转型任务。起初,因任务的要求复杂繁琐,该部门计划部署两种设备以满足需求。然而,这与NTT COMWARE简化办公模式的初衷相悖。企业质量部门专家Naoya Okamoto表示:“在我们的转型计划中,涉及两种办公设备及使用场景。一种是便携式电脑,让居家办公的员工能够快捷访问公司系统;另一种是平板设备,可供销售人员随时随地轻松进行产品演示。”

但这样的计划会加大项目复杂程度并增加成本。Naoya Okamoto指出:“部署设备涉及的实操压力包括创建主镜像、为设备配备所有必要的外设,以及提供支持的复杂性。我们希望可以有一款设备能够涵盖所有这些需求,以简化操作。”

同时,母公司NTT的双重认证要求以及简洁性目标,促使该团队寻求能够提供生物识别访问选项的设备。Naoya Okamoto介绍道:“在比较了指纹、脉搏等几种识别系统后,我们确信面部识别具有更高的安全性。最终,我们在四款备选设备中选择了微软Surface Pro。”

NTT COMWARE首先在销售部门部署了500台微软Surface Pro进行尝试,随后又追加部署了2000台设备。在这一阶段,针对那些表现出能够充分利用Surface功能来激发生产力的员工,企业质量团队为其配备了Surface Pro。但部署却就此停滞了。企业质量部门专家、Surface部署团队成员Junichi Shinya表示:“在疫情爆发前,大部分员工都无法想象Surface所支持的灵活工作方式。只有20%的员工使用过我们的远程办公系统,其中一些人也曾质疑这一模式的必要性:是否需要在家中采用和在办公室一样的工作模式?即使我们解释了灵活办公的好处,员工的使用率还是停滞不前。我们也在努力思考如何改善这一情况?但现在,一切都改变了。”

NTT COMWARE总部的ParkLabo创作者空间促进办公模式转型

以Surface的灵活性从容应对突发事件

2020年3月,日本政府宣布进入紧急状态,让这一情况得到改变。借助Surface Pro设备和Microsoft 365突然从常规办公状转换成为居家办公状态,让NTT COMWARE公司的员工体会到了真正的、全新水平的便捷办公。Shinya表示:“宣布进入紧急状态后,公司顺利过渡到远程办公模式,而这仅仅是因为我们在此之前已经为全体员工配备了Surface Pro设备。尽管紧急状态已经解除,但这种居家办公的新模式仍在继续。现在公司的员工偶尔会进入办公室办公,但依旧自然地采用‘办公桌轮用制’来保持社交距离。”

而在回归到更加移动化的办公日常之后,Surface Pro 7长达10.5小时的电池续航时间,让NTT COMWARE公司的销售团队也无需再为设备充电而担心。前置+后置摄像头的配置,让客户会议可以随时随地进行。员工在保证与客户“面对面”沟通的同时,还可以利用后置摄像头来拍摄文件或其他图像,进而通过高分辨率的12.3英寸PixelSense®显示屏来获得高质量的共享体验。触控屏的配置则让员工用手指或Surface Pen就能够轻松绘制图表或记录内容。

而在线上会议依旧多于面对面沟通的当下,Dolby Audio Premium带来的清晰音效也为线上会议带来了更身临其境的体验。

ParkLabo创作者空间于2020年9月15日完工。结合Microsoft 365,Surface Pro和Surface Hub 2S大幅度促进了员工间的沟通与协作。

利用Surface创建一个灵活、安全的环境

NTT COMWARE的网络和云部门负责此次设备的部署,他们与信息安全部门进行协调,严格实施NTT制定的安全措施。作为网络和云部门的IT业务支持主管,Masashi Yamashita负责每台设备的配套采购、定制和预封装,以供员工使用。公司安全政策要求他们在员工便利与高安全级别之间取得平衡。Yamashita表示:“尽管在瘦客户机模式下,只有极少量数据存储于在Surface Pro设备上,我们仍然需要运用安全策略来保证我们的关键安全原则。因此,我们采用了Microsoft System Center Configuration Manager来增强安全性和便利性,并在提高安全性和可用性方面取得了很好的平衡。”

Surface Hub 2S重塑协同办公

在全面“拥抱”Surface Pro和Microsoft 365之后,员工们开始要求一个会议系统,以完善现有Surface功能。Okamoto说:“为了配合现有的微软解决方案,我们还需要使用另一种微软工具。因此,我们选择Surface Hub 2S作为协同办公方案。”

对于NTT COMWARE来说,这一举措意味着可以与他们依赖的微软解决方案(尤其是Microsoft Teams)实现无缝互操作。通过Miracast登录,团队可以访问他们的OneDrive文件或项目内容,而这些都是NTT COMWARE日常运营中的常用功能。Okamoto表示:“Surface Hub系列产品与Microsoft 365功能和OneDrive实现了无缝衔接,这也使得我们这一决策广受好评。”

借助Microsoft Whiteboard提供的数字画布,头脑风暴会议得以顺畅进行。凭借出色的4K+显示屏、4K 摄像头、增强扬声器和麦克风,Surface Hub 2S提供了轻松的沟通方式。一开始,NTT COMWARE部署了5台Surface Hub设备,其带来的协作提升让NTT COMWARE留下了深刻印象,于是该公司又添置了15台Surface Hub 2S设备。员工之间在保证物理距离的前提下,用白板功能分享想法。公司管理层则利用Surface Hub来提高管理战略会议的效率,并对其便捷的内容分享赞不绝口。Okamoto说:“无论在难以听清彼此的大型会议室,还是参与一个规模为10人的问答环节,Surface Hub的麦克风都能够充分实现收声,也带来了更加清晰的视频。”

公司战略规划部门经理Toru Usuda认为,部署Surface Hub的原因之一在于差旅的减少,Skype使用量的相应增加也印证了这一点。2020年6月的一项分析表明,即使将因疫情导致的差旅减少纳入考量,企业总体的差旅成本也在下降。Usuda表示:“部署Surface的一个显著特点是,我们可以与居家、或在任何地方办公的同事快速、轻松地沟通。我们的办公模式更加敏捷。现在,我们可以随时组织会议;而在此之前,每开一次会,我们都要进行细致的规划和准备。Surface彻底改变了我们的工作环境。”

在位于东京总部的全新ParkLabo创作者空间中,NTT COMWARE对创新的承诺体现得淋漓尽致。该空间于2020年9月开放,是客户、业务合作伙伴和员工的交流中心,而Surface Hub 2S则是推进这些交流的“画布”,这也是NTT COMWARE持续转型的一部分。Usuda表示:“我们将保持Surface设备和Microsoft 365带来的转型势头,不断提高生产力。我们也能够利用自身在解决方案方面的经验,为NTT集团的其它子公司以及我们的客户提供服务。”

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