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SAP Concur赋能Festo,构建高合规性企业文化

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对于Festo这样一家在大中华区超过2,000员工的跨国公司来说,文化氛围的变化并不是一件简单的事情。在多年前,Festo也曾经试图进行财务管控,但由于缺乏有效的工具支持,并没有起到应有的效果。

来源:至顶网数字化转型频道2018-12-07 12:17:34

关键字: 财务管理 Festo SAP Concur

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“想想2015年,我刚来Festo大中华区负责财务管理的时候,每个月要发十多二十封邮件来提醒员工的报销合规与及时性,真是不堪其扰。现在,一个月一封邮件都不用,员工自发营造了高合规性的企业文化和氛围。而这`一切,都得益于跟SAP Concur的合作。”回想起过去几年公司加强财务管理的过程,Festo大中华区首席财务官陈建成先生这样感慨。

实际上,对于Festo这样一家在大中华区超过2,000员工的跨国公司来说,文化氛围的变化并不是一件简单的事情。在多年前,Festo也曾经试图进行财务管控,但由于缺乏有效的工具支持,并没有起到应有的效果。在陈总看来,找到正确的伙伴,树立正确的文化,是这几年Festo财务管理工作的最大收获。

从分散而庞大的财务报销说起

Festo成立于1925年,总部位于德国埃斯林根,是自动化技术领域的全球领先厂商,也是基础和高级工业自动化培训的全球市场领袖。Festo 在中国的业务始于1985年,位于上海的亚太技术中心和大中华区解决方案中心为区域内客户提供定制产品和方案,为中国市场提供工厂自动化和过程自动化的气动和电动技术及全面解决方案,主要服务于汽车、橡塑、电子和轻型装配行业,食品包装、水/污水处理以及生物技术/制药等行业。目前在大中华区设有超过200个销售办公室和经销商网点,员工超过2,000人。

毫无疑问,如此分散而庞大的销售网络和员工体系给Festo中国以往的差旅和费用管理过程带来了诸多挑战。

首先,财务报销都是分散在各个分公司,高分散度无法进行集中管理。需要投入大量的人力去核查差旅报销,其中就涉及到贴发票、核查发票等流程,这不仅使得财务人员的工作效率难以提高,有效地实施财务管控也很有难度。

其次,由于缺乏关联、高效的员工差旅和费用管理系统,财务人员看不到费用支出的流向以及这笔费用是如何消耗,所以财务人员需要花费大量时间和精力关注在审核开支是否合规。

最后,在分散的财务管理情况下,供应商的选择上也缺乏效率性和经济性。在没有使用SAP Concur之前,Festo中国旗下各个分公司会与多个差旅方案提供商合作,这种分散化的合作方式不仅费时费力,更关键的是无法有效优化供应商成本。

陈总表示,在刚开始负责管理Festo大中华区财务部门的时候,“财务人员经常要写邮件去提醒员工费用报销的规定。“这不仅非常占用财务管理人员的时间,员工也花上很多时间去提交费用报销。

选择SAP Concur,真是一拍即合

正是由于上述诸多挑战,Festo中国迫切地需要找到一个能够提供专业差旅和费用管理方案的供应商。在测试了几款产品并发现结果并不理想之后,Festo中国将目光投向了全球,尤其是美国市场。鉴于SAP Concur的国际知名度和在美国市场的卓越表现,Festo很自然地递出了橄榄枝,而经过细致的测试应用,发现SAP Concur的产品和方案完全匹配Festo的财务需求。

在谈到为什么选择与SAP Concur合作的时候,陈总说,“这个过程其实一点也不复杂,关键就是满足我们的需求。”

Festo中国从2013年正式使用SAP Concur,为了顺应全球数字化转型的潮流,到2015年又增加了SAP Concur商业智能分析功能模块。关于数字化这样一个宏观趋势,陈总从财务管理的角度发表了他的看法,”财务数字化的关键在于大数据应用,通过大数据挖据来做更深度的财务分析,从而更准确、更好地管理员工的差旅,定制具体的费用政策和财务规划。”

Festo中国在应用过程中,公司财务管理团队可以清晰地体会到SAP Concur带来的三大价值:

首先,集中了费用和报销的管理。公司对整个报销流程的管控和透明度都有了很大的提升,总体报销成本下降了6.5%。SAP Concur提供的大数据不仅帮助Festo更好地制定财务规划,还可以有效地洞察并管理差旅费用,优化企业成本。例如,Festo可以借助整合的大数据,与包括酒店在内的诸多供应商进行谈判,进而选择更合适的供应商并获得更优惠的价格,有助于集中地管理并优化成本。

其次,实现了优化的财务分析。财务部门可以通过对员工花费的跟踪和智能分析,来更好地优化财务规范。比如,得益于SAP Concur统一的差旅及费用管理平台,Festo可以借助大数据并结合员工差旅信息进行分析,具体知道在某地出差时一晚酒店的平均花费,并以此来制定标准。借助SAP Concur的实时数据,财务人员也可以看到,在一些展会或假期集中的特殊时期,酒店的花费会比平时高很多,所以财务部门在制定出差标准的时候会将这些因素进行综合分析,使得Festo的财务政策更加灵活合理。

最后,让员工的隐形开支无所遁形。通过高透明度和实时数据分享的差旅和费用管理方案,公司可以轻松发现报销中的问题并找到原因,然后据此制定出相应的管理方法,从而有效地促进了员工在差旅花费等方面更加规范。

总体看来,SAP Concur帮助Festo的财务人员减轻了工作量并显著提升工作效率,让他们有机会将更多的精力放在核心财务分析及管理等业务。与此同时,财务人员的人力分配也更有效率。“之前费用报销分散在各区域的时候,需要几十个员工来参与财务的审核和处理,在应用了SAP Concur解决方案之后,今天负责Festo大中华区2,000多人的差旅费用和报销处理工作的正式员工只有几个人,其他财务人力资源可以投放在更多财务分析的工作上。”陈总如此感慨道。

当员工都自觉遵守,合规性文化就形成了

从经济效益,人力资源,企业成本还有设计流程等各个方面看,SAP Concur都发挥了很显著的作用。但对陈总来说,SAP Concur给Festo中国带来的高合规性企业文化才是最难能可贵的。

自从使用了SAP Concur,过去随意的出差预订和报销情况已经不复存在了。对于Festo的员工来说,全自动的流程在给员工带来便捷出行的同时也在无形中给他们提出了更高的规范性要求。现在,Festo财务报销的合规性和优化性都达到了一定的程度,费用和报销的高合规性已经变成Festo企业文化的一部分。除此之外,公司费用报销的审批和流程更加简便,因此员工的满意度也得到提高。

谈及接下来的规划,陈总表示,“我们还会继续加强财务管理和控制,为企业业务发展保驾护航。与此同时,Festo希望与SAP Concur有更加持续的合作,如果SAP Concur之后有新的产品,我们也非常愿意去尝试,从而给我们的财务管理工作创造更大的价值。”

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